PRIVACYVERKLARING

Privacyverklaring V.O.F. Van Ouwerkerk Administraties

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door V.O.F. Van Ouwerkerk Administraties, verder te noemen: Van Ouwerkerk Administraties.

Van Ouwerkerk Administraties, gevestigd aan Kruiskamplaan 143  te Uitgeest, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:
VOF Van Ouwerkerk Administraties
Kruiskamplaan 143
1911 LN Uitgeest
0251-318033

Van Ouwerkerk Administraties verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt op basis van een door u aan ons verstrekte opdracht tot het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden en/of omdat u onze website bezoekt. Dit zijn de persoonsgegevens die daarbij verwerkt kunnen worden:

• voor- en achternaam
• geslacht
• geboortedatum
• geboorteplaats
• adresgegevens
• telefoonnummer(s)
• e-mailadres,
• IP-adres
• inkomensgegevens en andere gegevens over de financiële of economische situatie van de klant.
• gegevens over uw activiteiten op onze website

Voor het verzorgen van de belastingaangiften en toeslagen, (subsidie) aanvragen en de salarisadministratie is Van Ouwerkerk Administraties vanuit de wet verplicht het BSN-nummer te verwerken. Een volledige kopie van het identiteitsbewijs is daarnaast verplicht vanuit de loonbelasting. De Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) verplicht Van Ouwerkerk Administraties om de identiteit van de klant vast te stellen en een bewijs daarvan te bewaren. Het samenstellen van diverse soorten financiële en adviesrapportages, belastingaangiften en loonstroken vormt de kern van de dienstverlening van Van Ouwerkerk Administraties. Hiermee wordt uiterst zorgvuldig omgegaan. Vertrouwelijkheid en geheimhouding naar derden is hiervoor het uitgangspunt. Dit geldt uiteraard ook voor inloggegevens zoals gebruikersnamen en wachtwoorden. De technische en organisatorische beveiliging is hierop afgestemd.

Van Ouwerkerk Administraties verwerkt geen gegevens over bijvoorbeeld ras, politieke opvattingen, geloofsovertuiging en medische informatie. Mocht er om een bijzondere reden noodzaak zijn dit wel te doen, dan zal Van Ouwerkerk Administraties dit specifiek met de klant opnemen in de overeenkomst van dienstverlening.

Van Ouwerkerk Administraties verwerkt o.a. persoonsgegevens voor en in opdracht van de klant. Indien de persoonsgegevens alleen verwerkt worden zonder daarbij zelf te bepalen wat ermee gebeurt, dan blijft de klant verantwoordelijk voor de persoonsgegevens. De klant bepaalt dan voor welk doel en met welke middelen de persoonsgegevens worden verwerkt. Dit is veelal het geval indien Van Ouwerkerk Administraties de salarisadministratie verwerkt voor de klant. In de meeste andere gevallen is Van Ouwerkerk Administraties verantwoordelijk voor de persoonsgegevens van de klant. Voor zover Van Ouwerkerk Administratie persoonsgegevens laat verwerken via derden, bijvoorbeeld een softwareleverancier, is de derde subverwerker.

Van Ouwerkerk Administraties verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op de manier die is afgesproken met de klant in de opdracht tot dienstverlening. Dit verwerken doet Van Ouwerkerk Administraties niet langer of uitgebreider dan noodzakelijk voor de uitvoering van deze opdracht. De verwerking vindt plaats volgens schriftelijke en mondelinge instructies van de klant, tenzij Van Ouwerkerk Administraties op grond van de wet- of regelgeving verplicht is om anders te handelen (bijvoorbeeld bij het maken van een afweging of een melding van een “ongebruikelijke transactie” moet worden gedaan in het kader van de wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Indien een instructie, naar onze mening, een inbreuk maakt op de AVG stelt Van Ouwerkerk Administraties de klant daarvan onmiddellijk in kennis. Ingeval Van Ouwerkerk Administraties verantwoordelijk is, zoals bij het opmaken van de aangifte, zal Van Ouwerkerk Administraties de gegevens verwerken zoals wij dat juist achten als deskundige en in het licht van de overeengekomen opdracht. Als Van Ouwerkerk Administraties een zelfstandige verplichting mocht hebben op basis van wettelijke voorschriften of de voor de medewerkers geldende beroeps- en gedragsregels met betrekking tot Verwerking van Persoonsgegevens, dan leeft Van Ouwerkerk Administraties deze verplichtingen na.

Van Ouwerkerk Administraties zal de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische Ruimte (EU), tenzij hierover met de klant andere afspraken zijn gemaakt die schriftelijk zijn vastgelegd.

Van Ouwerkerk Administraties zorgt ervoor dat alleen onze medewerkers toegang hebben tot de persoonsgegevens. De uitzondering hierop zijn eventuele subverwerkers. Wij beperken de toegang door onze medewerkers, waar mogelijk, tot die gegevens die noodzakelijk zijn voor hun werkzaamheden. Van Ouwerkerk Administraties zorgt er ook voor dat de medewerkers die toegang hebben tot de persoonsgegevens een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij bekend zijn met de verantwoordelijkheden en wettelijke verplichtingen. Verkregen persoonsgegevens worden geheim gehouden en onze medewerkers en eventuele subverwerkers zijn ook tot geheimhouding verplicht. Medewerkers nemen met betrekking tot de aan hen toevertrouwde persoonsgegevens bovendien geheimhouding in acht zoals deze geldt op basis van hun eventuele beroeps- en gedragsregels. De klant staat er voor in dat de verwerking van persoonsgegevens conform onze overeenkomst van dienstverlening en deze bepalingen niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op de rechten van andere betrokkenen zoals familie of medewerkers.

Van Ouwerkerk Administraties kan andere verwerkers (subverwerkers) inschakelen voor het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden die voortvloeien uit de opdracht, bijvoorbeeld als deze subverwerkers over specialistische kennis of middelen beschikken waarover wij niet beschikken. Als het inschakelen van subverwerkers tot gevolg heeft dat deze persoonsgegevens gaan verwerken dan zal Van Ouwerkerk Administraties die subverwerkers (schriftelijk) dezelfde verplichtingen opleggen. Met het verlenen van een opdracht aan Van Ouwerkerk Administraties wordt instemming verleend voor het inschakelen van eventuele subverwerkers.

Inzage, wijziging of verwijdering van persoonsgegevens:
Voor zover mogelijk voldoet Van Ouwerkerk Administraties aan verzoeken om inzage of wijziging of verwijdering van persoonsgegevens. Het verwijderen van persoonsgegevens is een recht vanuit de AVG, maar wij hebben te maken met wetgeving ten aanzien van bewaarplicht van gegevens en die wetgeving gaat voor. De wettelijke bewaartermijn is 7 jaar. Mocht het voldoen aan verzoeken kosten met zich meebrengen voor ons of de subverwerker dan kunnen wij die kosten in rekening brengen.

Als van Ouwerkerk Administraties een verzoek krijgt om persoonsgegevens ter beschikking te stellen dan wordt dit alleen gedaan als het verzoek is gedaan door een daartoe bevoegde instantie. Bovendien beoordeelt van Ouwerkerk Administraties eerst of dat het verzoek bindend is, of dat op grond van gedrags- en beroepsregels aan het verzoek voldaan moet worden. Als er geen strafrechtelijke of anderen juridische belemmeringen zijn, dan stelt Van Ouwerkerk Administraties de klant op de hoogte van het verzoek. Er zal getracht worden, dat op zodanig korte termijn te doen, dat het voor de klant mogelijk is om eventuele rechtsmiddelen tegen de verstrekking van de persoonsgegevens in te stellen. In het geval dat  Van Ouwerkerk Administraties de klant op de hoogte mag stellen dan zal er ook met de klant overlegd worden over de wijze waarop en welke gegevens ter beschikking gesteld zullen worden.

Onze website en/of diensten hebben niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. Van Ouwerkerk Administraties kan echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Aangeraden wordt om ouders dan ook aan betrokken te laten zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat Van Ouwerkerk Administraties zonder die toestemming persoonlijke gegevens heeft verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info(@)voadministraties.nl dan wordt deze informatie verwijderd.

Indien Van Ouwerkerk Administraties persoonsgegevens verwerkt, dan worden deze persoonsgegevens voor de volgende doelen en op basis van alleen rechtmatige grondslagen verwerkt :

• De verwerking is nodig bij de door u met ons gesloten overeenkomst van opdracht, deze voor te bereiden en/of uit te voeren.
• U te kunnen bellen, appen of te e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening (beter) uit te kunnen voeren.
• U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten.
• Van Ouwerkerk Administraties analyseert uw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op uw voorkeuren.
• Van Ouwerkerk Administraties verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn.

Van Ouwerkerk Administraties neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Van Ouwerkerk Administraties) tussen zit. Van Ouwerkerk Administraties gebruikt o.a. de volgende computerprogramma’s of -systemen: Google Adwords & Google Analytics.

Van Ouwerkerk Administraties gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website(s) wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Van Ouwerkerk Administraties gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Bij uw eerste bezoek aan onze website hebben wij u al geïnformeerd over deze cookies en hebben we u toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Van Ouwerkerk Administraties verkoopt uw gegevens niet aan derden en zal uw persoonsgegevens uitsluitend verstrekken aan anderen indien dit nodig is voor de uitvoering van uw overeenkomst met ons of om te voldoen aan een wettelijke verplichting daartoe.

U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast hebt u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Van Ouwerkerk Administraties en hebt u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info(@)voadministraties.nl  Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. er zal zo snel mogelijk op uw verzoek worden gereageerd.

Van Ouwerkerk Administraties wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid hebt om een tip/klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Van Ouwerkerk Administraties neemt de bescherming van uw persoonsgegevens uiterst serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen, treffen wij passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. Van Ouwerkerk Administraties heeft passende beveiligingsmaatregelen genomen met een beveiligingsniveau dat past bij de aard van de persoonsgegevens en de omvang, context, doeleinden en risico’s van de verwerking. Wij bieden passende waarborgen voor de toepassing van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen.  Als de klant de manier waarop wij de beveiligingsmaatregelen naleven wil laten inspecteren door een onafhankelijk deskundige, dan kan hiertoe een verzoek worden gedaan. Hierover zullen samen met de klant afspraken gemaakt worden. De kosten van een inspectie c.q. audit zijn voor rekening van de klant.
De klant stelt aan ons een kopie van het inspectierapport ter beschikking. Van Ouwerkerk Administraties heeft een e-mailadres ingesteld waarop klanten, medewerkers, subverwerkers en derden incidenten kunnen melden die mogelijk een datalek zijn. Van Ouwerkerk Administraties pakt meldingen zo spoedig mogelijk op voor nader onderzoek en neemt die maatregelen die nodig zijn om verdere schade voor betrokkenen en Van Ouwerkerk Administraties te voorkomen. Zoals de wet vereist wordt een datalek dat ernstige gevolgen kan hebben, gemeld bij de Autoriteit persoonsgegevens en bij de perso(o)n(en) wiens persoonsgegevens in het datalek zijn
betrokken.

Als u het idee hebt dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons via info(@)voadministraties.nl

Aanvullingen en wijzigingen privacyverklaring Van Ouwerkerk Administraties

Van Ouwerkerk Administraties is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het door de klant niet naleven van de AVG of andere wet- en regelgeving. De klant vrijwaart ons ook voor aanspraken van derden op grond van zulke schade. De vrijwaring geldt niet alleen voor de schade die derden hebben geleden (materieel maar ook immaterieel), maar ook voor de kosten die wij in verband daarmee moeten maken, bijvoorbeeld in een eventuele juridische procedure, en de kosten van eventuele boetes die aan ons worden opgelegd ten gevolge van het handelen van de klant.

De in een opdracht van dienstverlening overeengekomen beperking van onze aansprakelijkheid is van kracht op de verplichtingen zoals hier opgenomen, met dien verstande dat een of meerdere schadevorderingen uit hoofde van deze privacyverklaring en/of de opdracht tot dienstverlening nooit tot overschrijding van de beperking kan leiden.

Indien deze bepalingen significante wijzigingen of aanvullingen ondergaan vanwege nieuwe of gewijzigde wetgeving zullen wij onze klanten hierover informeren.
Als wij niet meer kunnen voldoen aan een bepaald niveau van bescherming, kan dit voor ons reden zijn om een opdracht tot dienstverlening te beëindigen.

Voor persoonlijke gegevens van medewerkers, stagiaires, inleners, uitzendkrachten of zzp-ers bij Van Ouwerkerk Administraties geldt hetzelfde als voor klanten, met dien verstande dat in plaats van de opdracht tot dienstverlening moet worden gelezen de arbeidsovereenkomst, de stage-overeenkomst, de inleenovereenkomst, de uitzendovereenkomst of de managementovereenkomst.

Op deze bepalingen is Nederlands recht van toepassing, de Nederlandse rechter is bevoegd kennis te nemen van alle geschillen die voortvloeien uit of samenhangen met deze bepalingen.

Als één of meerdere hier genoemde bepalingen niet geldig blijken te zijn voor een klant, dan heeft dit geen gevolgen voor de geldigheid van de anderen genoemde bepalingen. Wij treden dan met de klant in overleg om gezamenlijk een nieuwe bepaling op te stellen. Deze bepaling zal zoveel als mogelijk in de geest zijn van de ongeldige bepaling, maar dan uiteraard zo vormgegeven dat de bepaling wel geldig is.

Voor vragen over rechten en de manier waarop Van Ouwerkerk Administraties met persoonsgegevens omgaat, kan per e-mail via info(@)voadministraties.nl een informatieverzoek worden ingediend.

Van Ouwerkerk Administraties zal zo snel mogelijk reageren op vragen.